Online: Outlook in M365 – Power-Workflows gestalten

Kommunikation endet nicht bei einzelnen E-Mails. In Projekten, Fachbereichen und organisationsübergreifenden Vorhaben müssen Informationen, Termine, Zuständigkeiten und Entscheidungen über längere Zeiträume nachvollziehbar bleiben. Kommunikationsstrukturen werden dadurch zu einem wesentlichen Bestandteil moderner Arbeitsorganisation.

Outlook unterstützt innerhalb von Microsoft 365 nicht nur E-Mail und Kalender, sondern auch Gruppen, gemeinsame Ressourcen und organisationsübergreifende Zusammenarbeit. Outlook-Gruppen verbinden Kommunikation, Kalender, Dateien und weitere gemeinsame Inhalte in einer gemeinsamen Arbeitsumgebung. Prozessklarheit entsteht dort, wo Kommunikation nicht isoliert, sondern als Teil strukturierter Arbeitsabläufe betrachtet wird.

Dieses Seminar richtet sich an fortgeschrittene Lernende. Vorkenntnisse in Outlook werden vorausgesetzt.

Praxiskompetenzen:

• Outlook-Gruppen gezielt einsetzen
• Externe Beteiligte einbinden
• Gruppenkalender sinnvoll nutzen
• Kommunikationsstrukturen entwickeln
• Anforderungen an die IT formulieren

Im Arbeitsalltag: Outlook unterstützt die Koordination von Informationen, Terminen und Verantwortlichkeiten über Team- und Organisationsgrenzen hinweg. Dadurch entstehen nachvollziehbare Kommunikationsprozesse, die Abstimmung und Zusammenarbeit langfristig erleichtern.

Methodik: Präsentation relevanter Inhalte, aktive Diskussion, angeleitete Reflexions- und Transferphasen sowie interaktive Übungen: „Reflection in Action!“

FAQ – häufige Fragen

Welche Rolle spielen Outlook-Gruppen innerhalb von Microsoft 365?
Outlook-Gruppen unterstützen die gemeinsame Arbeit an Kommunikation, Terminen, Dateien und weiteren Ressourcen innerhalb einer gemeinsamen Arbeitsumgebung. Dadurch können Informationen und Abstimmungen langfristig besser organisiert werden.

Wie können externe Personen in Outlook-Gruppen eingebunden werden?
Microsoft 365 ermöglicht unter definierten organisatorischen Rahmenbedingungen die Zusammenarbeit mit externen Beteiligten über Gruppenstrukturen. Dadurch können Projektpartner, Dienstleister oder weitere Beteiligte in gemeinsame Kommunikations- und Informationsprozesse eingebunden werden.

Warum ist ein grundlegendes Verständnis von Exchange Online hilfreich?
Ein grundlegendes Verständnis von Exchange Online erleichtert die Kommunikation mit der IT-Abteilung und unterstützt die Formulierung fachlicher Anforderungen zu Gruppen, Berechtigungen und Kommunikationsstrukturen.

Für dieses Webinar gibt es eine Durchführungsgarantie, denn es findet in Zusammenarbeit mit der VHS Digitalkooperation statt.
Aufgrund der Kooperation werden nach erfolgter Anmeldung bei der VHS Neuss Ihr Name, Vorname und Ihre E-Mail-Adresse an die Volkshochschule aktuelles forum und die Volkshochschule Bocholt-Rhede-Isselburg weitergeleitet, um
a. kurzfristig bei Störungen Kontakt aufzunehmen
b. ggf. Seminarunterlagen an Sie zu verschicken.
Als Videokonferenzsoftware wird eine datenschutzkonforme ZOOM-Lizenz eingesetzt, die eine Lernumgebung mit zahlreichen Optonen zur Interaktion garantiert.
Für Interessent*innen, die bisher noch nicht mit ZOOM gearbeitet haben, besteht zu jeder Zeit – dies unter der Internetadresse https://zoom.us/test – die Möglichkeit eines direkten Zugriffs auf die ZOOM-Testumgebung.
Die parallele Mitarbeit wird durch den Einsatz eines zweiten Monitors oder auch Endgeräts, etwa eines Tablet-Computers, für die ZOOM-Übertragung deutlich vereinfacht.